Tudo que um checklist de eventos precisa ter

Quando se trata de criar experiências, o planejamento de eventos demanda organização. E quando se fala de eventos corporativos, os detalhes devem ser programados e os riscos devem ser previstos de forma minuciosa. Mas para que isso aconteça, a equipe precisa contar com um bom checklist.

Preparamos esse artigo para te ajudar a entender como uma simples lista de verificação pode fazer toda a diferença na execução do seu evento.

Boa leitura!

Por que fazer um checklist de eventos?

Entenda: por mais planejadas que sejam suas ações, um evento tem vida própria. E a função do checklist, é garantir que os participantes desfrutem a experiência de forma plena e sem contratempos.

Por isso, considere que o evento representa a imagem da sua empresa e marca. Logo, o esforço da equipe de organização deve estar em oferecer um serviço que facilite o desenvolvimento, o networking e as oportunidades de negócios.

O que não pode faltar no seu checklist?

O checklist é o ponto de partida para o início do planejamento. Após essa fase, ele também terá o papel fundamental de assegurar a execução do evento.

Acompanhe os dez itens que não podem faltar na sua lista!

1 – Principais dados do evento

Em primeiro lugar, defina as informações do planejamento que guiarão a execução de todo o evento, como:

• o tipo de evento, de acordo com o objetivo da sua estratégia;
• o nome do evento, que seja de fácil compreensão e lembrança;
• a descrição geral, para estabelecer e manter o perfil do evento;
• as datas e os horários suficientes para planejar, divulgar e executar.

2 – Local do Evento

Prevenir é melhor do que remediar. Por isso, é prudente determinar o local de realização do evento corporativo e também manter uma “carta na manga”. Afinal, além dos possíveis imprevistos, o evento pode acabar rendendo mais participantes do que o esperado, por exemplo.

Consequentemente, ao escolher os locais, certifique-se de que eles ofereçam apoio contínuo.

3 – Previsão de público

É comum que os eventos corporativos trabalhem com uma estimativa limitada de participantes, seja por questões de divulgação ou por previsão de demanda. 

Por isso, leve em conta a relação entre a capacidade máxima do local, a circulação das pessoas e o serviço suficiente para atendê-las. 

Uma dica essencial para qualquer tipo de evento: evite a superlotação.

4 – Equipe de organização do evento

Um bom checklist de eventos apresenta uma lista completa do time necessário para executá-lo. Consequentemente, tenha um documento de fácil acesso com o nome, a função e o contato das pessoas. E para se prevenir contra ausências por quaisquer motivos, mantenha um time extra, ou até mesmo reserva, que esteja devidamente treinado.

5 – Programação de atrações

Com a estrutura do evento formada e organizada, é hora de ir em busca de atividades para compor com a programação. Assim como a atração principal já pode ter sido definida desde o início, talvez possa ser necessário selecionar todos os palestrantes. 

Em todo o caso, considere também as situações de interação, como credenciamento e coffee-break.

6 – Estrutura e equipamentos

Relacione os espaços, maquinários e materiais necessários para a realização do evento. Lembre-se de, na hora da contratação, confirmar se todos os fornecedores escolhidos têm disponibilidade para atendê-lo e, da mesma forma que na equipe, tenha opções em caso de incidentes inesperados.

Além disso, no dia anterior ao evento, teste tudo quantas vezes for possível.

7 – Opções de alimentação

Esse é um item do checklist que deve ser responsabilidade de um fornecedor especializado. 

E ao decidir os alimentos e bebidas oferecidos aos participantes, considere tanto a facilidade de acesso quanto de consumo. Afinal, como as pessoas geralmente interagem de pé, é interessante evitar pratos que exijam talheres, por exemplo.

8 – Logística de execução

Para que o timing do evento seja preciso, é de suma importância trabalhar sempre com antecedência. Por isso, prepare um roteiro indicado o passo a passo de todas as tarefas necessárias.

Planeje desde a chegada dos participantes, da recepção dos palestrantes até o momento do coffee break, para que os alimentos e bebidas estejam em temperatura agradável.

9 – Cerimonial do evento

O mesmo roteiro que você usou para estabelecer a logística deve ser adaptado para compor o cerimonial do evento. 

Esse é o documento que vai dar ritmo e orientar a sequência da programação, apresentando as atrações e os palestrantes. E, caso seja necessário, o cerimonialista fará intervenções de forma improvisada.

10 – Campanha de divulgação

O sucesso do seu evento depende tanto de organização quanto de divulgação. Por isso, tão logo as informações principais estejam decididas já inicie a divulgação enviando um save the date. E assim que as atrações forem sendo confirmadas, aproveite para apresentá-las aos poucos como forma de aquecer o público. 

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