Para quem atua no setor, o planejamento de eventos também significa estar preparado para lidar com imprevistos. Situações típicas do cotidiano, como uma chuva sem aviso prévio, podem gerar uma série de contratempos e, inclusive, cancelar alguma ação programada com antecedência.
Imagine, então, quando a perspectiva de impactos gerados pelo clima é intensa, como a que estamos vivendo atualmente. Conforme publicação do governo federal, os efeitos do El Niño podem favorecer a ocorrência de secas, estiagens, chuvas intensas e inundações. Santa Catarina deve ser uma das regiões mais impactadas e, por isso, tanto o governo estadual quanto as administrações municipais já estão se organizando de forma prévia para maximizar a proteção e minimizar os riscos.
Se ampliarmos esse cenário, é possível verificar que o clima extremo vem promovendo necessidades de adequação nas mais diferentes ações. Para a Copa do Mundo, por exemplo, foi necessária a instalação de equipamentos de refrigeração para proporcionar aos atletas condições mais adequadas para a disputa das partidas. Jornalistas e profissionais da comunicação não tiveram tanta sorte e precisaram sofrer com o calor para transmitir as informações do maior evento esportivo do mundo.
Ainda que a tecnologia seja uma importante aliada no desenvolvimento de soluções para as demandas do setor, uma das principais ferramentas para proteger o público e preservar a continuidade dos eventos é o planejamento estratégico. Shows internacionais, disputas esportivas, congressos empresariais e até mesmo festas de empresas necessitam contar com planos e procedimentos de segurança adequados, visando ao bem-estar de todos os envolvidos.
Clima extremo exige atenção no planejamento de eventos
Não há dúvidas de que, nos últimos anos, um fator passou a exigir atenção redobrada dos profissionais que atuam no setor de eventos: os impactos do clima extremo.
Ondas de calor, chuvas intensas, vendavais, tempestades com descargas elétricas e até períodos de frio intenso tornaram-se mais frequentes em diversas regiões do Brasil e do mundo.
Essas ocorrências não representam apenas desafios operacionais, mas também riscos à integridade física dos participantes, trabalhadores e prestadores de serviços envolvidos em um evento. Nesse contexto, o planejamento deixa de ser apenas uma etapa administrativa para assumir um papel estratégico na gestão de riscos.
Independentemente de sua natureza ou objetivo, um evento envolve uma série de variáveis que precisam funcionar em sintonia. Quando o clima entra nessa equação, torna-se indispensável antecipar cenários e preparar respostas rápidas para situações adversas.
Um planejamento eficiente deve considerar, desde o início do projeto, as características climáticas da região onde o evento será realizado, o período do ano, os históricos meteorológicos e as possibilidades de mudanças repentinas nas condições do tempo.
Uma análise ampla possibilita que decisões importantes sejam tomadas ainda durante a fase de organização, reduzindo prejuízos financeiros e, principalmente, protegendo vidas.
Medidas para reduzir os impactos do clima extremo em eventos
Gestores e organizadores de eventos sabem que não existem fórmulas mágicas para a solução de problemas. É necessário compreender cada cenário em particular para encontrar as alternativas que melhor atendam às demandas apresentadas.
O mesmo ocorre na gestão de riscos. Embora cada evento possui características específicas, algumas ações podem ser adotadas praticamente em qualquer tipo de produção para minimizar os impactos causados por condições climáticas severas:
- Acompanhar com frequência as previsões meteorológicas antes do evento e manter o monitoramento em tempo real durante toda a programação;
- Estabelecer critérios técnicos para interrupção das atividades em caso de ventos fortes, descargas elétricas ou chuvas intensas;
- Contratar estruturas certificadas e dimensionadas para suportar as condições climáticas previstas;
- Definir rotas de evacuação sinalizadas e acessíveis para todos os participantes;
- Estabelecer uma comunicação rápida com o público por meio de telões, aplicativos, sistema de som e redes sociais;
- Manter contato permanente com Defesa Civil, Corpo de Bombeiros e serviços de emergência locais.
Gerenciamento de riscos em eventos
Nenhum show, congresso ou competição esportiva é mais importante do que a segurança das pessoas. Por isso, os organizadores precisam estabelecer protocolos claros para situações de emergência.
Esses procedimentos devem ser conhecidos por toda a equipe e, sempre que possível, compartilhados também com fornecedores, patrocinadores e órgãos públicos envolvidos na operação.
A elaboração de um plano de gerenciamento de riscos é uma prática cada vez mais importante no setor, permitindo definir responsabilidades, fluxos de comunicação e critérios objetivos para interrupção, suspensão ou cancelamento das atividades quando necessário.
Do colapso de um gerador de energia até um princípio de incêndio na praça de alimentação, diferentes cenários devem ser previstos com antecedência para que, caso o problema se torne realidade, as soluções estejam disponíveis com rapidez e eficiência.
Segurança em eventos vai além das exigências legais
Um dos passos iniciais no momento de elaborar um evento, especialmente aqueles de grande porte, é atender à legislação relacionada ao tema. Entretanto, quem atua no setor sabe que cumprir as exigências legais é apenas o primeiro degrau em busca da excelência em segurança.
O sucesso de um evento não pode e nem deve ser medido apenas pela qualidade das atrações, pelo número de participantes ou pelos resultados financeiros. Ele também é avaliado pela forma como seus organizadores conseguem proteger as pessoas diante de circunstâncias imprevisíveis.
Em tempos de mudanças climáticas cada vez mais presentes no cotidiano, o planejamento de eventos ganhou ainda mais importância. Hoje, ele representa um dos principais pilares da sustentabilidade, da credibilidade e da excelência no setor.
Atualmente, preparar-se para o inesperado é uma das maiores demonstrações de competência e compromisso com a vida.
Para continuar por dentro do setor de eventos, acompanhe o blog da SB+ e confira outros artigos sobre tendências, desafios e temas que estão movimentando o mercado.